La check-list ultime
pour les upgrade
SAP BusinessObjects

La sortie de SAP BI 4.3 invite de nombreux clients SAP BusinessObjects à envisager la mise à niveau ou la migration vers celle-ci, afin de bénéficier des nouvelles fonctionnalités et des améliorations de la plateforme, et par là-même occasion, offrir un meilleur service aux utilisateurs. (les clients déjà sous BI4.x pourront effectuer la mise à niveau ; ceux utilisant des versions plus anciennes devront procéder à une migration). En effet, l’amélioration de l’efficacité des solutions de BI déployées est la priorité numéro 1 des leaders de la BI telle que le démontre notre étude sur les tendances de la BI 2020.

La check-list ci-après fournit un cadre détaillé et exhaustif permettant de planifier et ordonner vos tâches, dans une optique de mise à niveau/migration. Celle-ci a été conçue par Wiiisdom (partenaire technologique SAP et éditeur de 360Suite) sur la base de plus de dix ans d’expérience aux côtés de nos clients menant ce type de projet, qu’il s’agisse de mise à niveau, de projet de migration, sur site, vers le cloud ou en architecture hybride.

IMPORTANT : Chaque mise à niveau/migration est unique. Ce document n’a pas la prétention d’être un document fini et complet à 100%. Ainsi, vous pourriez être amené(e) à ajouter, supprimer, réarranger les étapes pour l’adapter à vos besoins.

Évaluation

La mise à niveau/migration d’un logiciel équivaut à un déménagement. Comme pour tout déménagement, il s’agit en premier lieu de dresser un inventaire. Les étapes suivantes vous guident dans la collecte d’informations et dans l’évaluation de l’importance et la portée de la tâche.

ÉVALUATION DES UTILISATEURS

Déterminer le nombre total d'utilisateurs SAP BusinessObjects.

Identifier les utilisateurs ayant besoin d'installations d’outils clients SAP BusinessObjects (ex. : Universe Designer, IDT)

Déterminer si les serveurs sont configurés pour utiliser des systèmes d'authentification tiers (alias) (ex. : LDAP, AD, SAP).

Identifier les utilisateurs dormants sur la base de la date de dernière connexion.

Identifier les groupes vides.

Analyser et documenter la sécurité utilisateur.

Analyser les pics d'ouvertures de sessions : à quels moment de la journée surviennent-ils ? A quelle fréquence surviennent-ils ? Quelles sont les valeurs maximales ?

ÉVALUATION DES DOCUMENTS

Déterminer le nombre total de documents par type.

Déterminer la taille des documents dans les dossiers publics, personnels et dans les boîtes de réception.

Identifier quels sont les documents utilisés et ceux qui ne le sont pas.

Identifier les documents dupliqués.

Localiser les documents Webi en attente de purge.

Localiser les hyperliens (OpenDocument) contenus dans les documents.

Identifier les rapports volumineux (ex. : comportant un grand nombre de requêtes et/ou de lignes) pouvant impacter les performances.

Identifier les documents orphelins (ex. : liens rompus ou faibles avec les sources de données).

ÉVALUATION DES INSTANCES

Identifier les instances récurrentes et analyser les destinations et identifiants.

Documentez le nom de fichiers et le chemin des événements fichier.

Déterminer la taille des instances contenues dans les dossiers publics, personnels et dans les boîtes de réception.

ÉVALUATION DES UNIVERS

Déterminer le nombre d'univers total par type (UNV/UNX).

Identifier les univers non-utilisés par les documents.

Identifier les objets d'univers non-utilisés dans les documents.

Identifier les univers liés.

Analyser les surcharges d'univers (ou restrictions).

ÉVALUATION DES CONNEXIONS D’UNIVERS

Analyser les connexions d'univers par type (ex. : relationnelles, OLAP, BW, HANA).

Analyser le détail des connexions (ex. : fournisseur de la base de données, version, identifiants).

Identifier les connexions non-utilisées par les univers.

Identifier les personnalisations des serveurs (ex. : modifications des fichiers .PRM/.SBO).

ÉVALUATION DES SERVEURS

Documenter les infrastructures existantes (ex. : environnements, serveurs, pares-feu).

Déterminer la version courante de SAP BusinessObjects ainsi que le correctif (ex. : BI4.2 SP06 Patch 3).

Déterminer les caractéristiques des serveurs (ex. : CPU, RAM, espace disque).

Déterminer la taille du serveur de fichiers (FRS) (ex. : FileStore).

Identifier les personnalisations des serveurs (ex. : modification des paramètres par défaut d'expiration des sessions et des ports du pare-feu).

ÉVALUATION DES LICENCES

Déterminer le nombre de licences par édition (ex. : Edge, Enterprise) et par type (ex. : CSBL, Nommée, CPU).

Planifier & préparer

Pour reprendre les mots de Benjamin Franklin : “Si vous échouez à planifier, vous planifiez un échec !”. Une bonne planification fait toute la différence entre une mise à niveau/migration réussie et efficace et une perte de temps et de ressources. Les étapes ci-après vont vous guider dans la planification d’un projet détaillé, selon un calendrier précis, des rôles et responsabilités clairement établis.

DÉFINITION DU DIMENSIONNEMENT, DE L’ARCHITECTURE ET GESTION DU TEMPS

Déterminer le nombre d'environnements (ex. : DEV, TEST, PROD, DR).

Déterminer les pré-requis matériels (ex. : CPU, RAM, espace disque).

Déterminer le nombre de serveurs par environnement.

Identifier le système d'exploitation.

Déterminer les pré-requis du pare-feu.

Documenter les pré-requis à la connexion aux bases de données (ex. : pilotes, ODBC, identifiants).

Déterminer si d'autres ressources sont nécessaires (ex. : équilibreur de charge, partage réseau).

Identifier les logiciels installés sur chaque serveur.

Etablir un calendrier prévisionnel donnant suffisamment de temps pour transmettre et recevoir les exigences du projet (ex. : matériel, bases de données, modification du pare-feu).

SAUVEGARDE DU CONTENU

Documenter le processus de sauvegarde et de reprise après désastre.

Sauvegarder le système du CMS et les bases de données d'audit.

Sauvegarder le contenu du File Repository Server (FRS) (ex. : FileStore).

Sauvegarder les personnalisations de serveurs (ex. : modifications des fichiers .PRM/.SBO).

NETTOYAGE DE L’ENVIRONNEMENT

Purger les documents Webi non-purgés.

Vider les boîtes de réception.

Nettoyer les dossiers personnels.

Supprimer ou désactiver les utilisateurs dormants.

Supprimer ou archiver les instances obsolètes.

Supprimer ou archiver les documents non-utilisés.

Supprimer ou archiver les univers non-utilisés par les documents.

Supprimer les connexions non-utilisées par les univers.

Supprimer les groupes vides.

Supprimer ou archiver le contenu dupliqué.

GESTION DU CONTENU

Identifier et marquer le contenu à migrer.

Déterminer l'approche idéale (migration unique dite "big bang", ou migration par phases. ex.: par projet).

Établir des critères de mesure du succès.

Définir une date de passage en production.

RESPONSABILISATION DES INTERVENANTS

Communiquer le plan de mise à niveau/migration avec les différentes parties prenantes.

Former les administrateurs SAP BusinessObjects aux nouvelles fonctionnalités et modifications des plateformes.

Former les concepteurs d'univers aux nouvelles fonctionnalités.

Former les utilisateurs Web Intelligence aux nouvelles fonctionnalités.

Exécution & Validation

Par exécution, il faut comprendre la mise en oeuvre du plan, préalablement établi. La validation est le processus qui permet de s’assurer la bonne réalisation des opérations de mise à niveau/migration. Les étapes ci-après vous guident dans la réalisation du projet selon un ordre logique et permettent de valider la réussite du projet.

MISE EN ROUTE DU PLAN D’ACTION

Installer et configurer les applications sur les serveurs et postes de travail.

Configurer les systèmes d'authentification tiers (alias) (ex. : LDAP, AD, SAP).

Mettre en place le pare-feu selon les pré-requis établis.

Mettre en place la connexion aux bases de données (ex. : pilotes, ODBC, identifiants).

Effectuer des tests fonctionnels des différentes fonctions de SAP BusinessObjects (ex. : authentification, affichage/actualisation, planification).

Actionner l’Upgrade Management Tool (UMT) (Note : ne s'applique qu'aux migrations de BOXI 3.x verts BI4.x).

Actionner le Promotion Management Wizard (Note : ne s'applique qu'aux migrations de BOXI 3.x verts BI4.x).

VALIDATION DES RÉSULTATS

Contrôler que l'ensemble des utilisateurs et groupes a été migré comme prévu.

Contrôler que l'ensemble des univers et connexions d'univers a été migré comme prévu.

Contrôler que l'ensemble de surcharges d'univers (ou restrictions) a été migré comme prévu.

Confirmer que l'ensemble des documents a été migré comme prévu.

Contrôler que l'ensemble des instances a été migré comme prévu.

Contrôler que tous les objets SAP BusinessObjects ont été migrés (ex. : événements, calendriers, niveaux d'accès).

Contrôler que le modèle de sécurité a bien été migré comme prévu.

Valider les performances par comparaison des temps d'actualisation avant et après migration.

Impliquer les utilisateurs finaux dans le processus de validation.

RÉSOLUTION DES PROBLÈMES

Effectuer des tests de régressions pour identifier les problèmes.

Réparer les hyperliens (OpenDocument), lorsque nécessaire.

Mettre à jour/réparer les variables Webi, lorsque nécessaire.

Mettre à jour/réparer les surcharges d'univers (ou restrictions) lorsque nécessaire.

Mettre à jour/réparer les instances récurrentes (destinations), lorsque nécessaire.

Réparer les fichiers d'événements lorsque nécessaire.

PASSAGE EN PRODUCTION

Promouvoir les nouveaux contenus et ceux mis à jour (delta) depuis l'environnement source.

Supprimer les accès utilisateur aux anciens environnements.

Déclasser les anciens environnements à l'achèvement de l'ensemble des processus.

Maintenance

Une mise à niveau ou une migration réussie permet de travailler dans un environnement nettoyé et performant. Cependant, beaucoup de travail est nécessaire pour le maintenir dans cet état, à travers le temps. Les étapes suivantes vous guident dans l’adoption des bonnes pratiques telles que l’automatisation des tâches de maintenance, la clé pour la réduction des coûts et pour la réussite de vos futurs projets de mise à niveau ou migration.

Automatiser le processus de purge des documents Webi.

Automatiser le nettoyage des boîtes de réception.

Automatiser le nettoyage des dossiers personnels.

Automatiser la suppression ou la désactivation des comptes utilisateur dormants.

Automatiser la suppression ou l'archivage des instances obsolètes.

Automatiser la suppression ou l'archivage des documents non-utilisés.

Automatiser la suppression ou l'archivage des univers non-utilisés par les documents.

Automatiser la suppression des connexions non-utilisées dans les univers.

Automatiser la suppression des groupes vides.

Automatiser la suppression ou l'archivage du contenu dupliqué.

Automatiser le processus de nettoyage des documents des objets d'univers non-utilisés.

Automatiser les sauvegarde.

Concevoir un plan documenté de test des sauvegardes et effectuer des tests routiniers.

Automatiser les promotions delta (copies du système) vers d'autres environnements (ex. : DR).

Investir sur le succès

La dernière version de SAP BusinessObjects est plus prometteuse que jamais, néanmoins les clients doivent procéder à la mise à niveau/migration pour pouvoir profiter des nouvelles fonctionnalités. De telles opérations ne sont pas nécessairement complexes. Une approche méthodique (avec une attention particulière pour l’évaluation et la planification) augmente les chances de succès dans la réalisation de ce passage de version. Une fois la mise à niveau/migration effectuée, la maintenance du nouvel environnement assure l’efficacité à long terme.

Les solutions 360Suite s’intègrent de manière transparente à SAP BusinessObjects et complètent les fonctionnalités natives dans chaque phase du processus de migration ou de mise à jour en permettant :

• L’accès aux métadonnées qui apportent des informations clés sur les utilisateurs, documents, instances, univers, connexions d’univers, serveurs et licences.
• L’exécution de sauvegardes incrémentales (delta) automatisées
• L’automatisation de tâches chronophages et l’exécution en masse de celles-ci, y compris les tests de régression, les nettoyages et les promotions.
• L’analyse d’impact des modifications apportées aux documents et univers.

360Suite améliore la proposition de valeur en permettant aux clients SAP BusinessObjects de migrer/mettre à jour plus rapidement vers les plus récentes versions disponibles. Si cette liste de tâches avant mise à niveau SAP BusinessObjects vous effraie, ne paniquez pas ! Nous sommes là pour vous aider !

Contactez nous pour davantage d’informations sur les solutions 360Suite et sur la manière dont elles contribuent à réduire le temps et les coûts nécessaires (à hauteur de 80%) lors des mises à niveau/migrations vers BI4.3.

360Suite est une suite de solutions agiles de gouvernance dédiée pour SAP BusinessObjects, développée par Wiiisdom.

Chez Wiiisdom, nous vous accompagnons pour faire de votre patrimoine Analytics, un lieu fiable qui permette de maximiser l’utilisation de vos données et de prendre de meilleures décisions au quotidien.

360Suite est un ensemble de solutions permettant d’assurer la qualité, la fiabilité, la performance et l’efficacité de SAP BusinessObjects au travers de méthodologies de tests, d’audit, de monitoring, de catalogage et de planifications de tâches. 360Suite s’adresse aux grandes organisations souhaitant se prémunir des risques liées aux données, d’automatiser leurs opérations, et représente une solution de choix pour tout type de projet de migration.