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Work Smarter : 42 rapports
pour booster la productivité
des administrateurs SAP BusinessObjects

rapports-sap-businessobjects-administrateurs

Introduction

Dans l’ouvrage de Douglas Adams Le Guide du Voyageur Galactique, un super-ordinateur connu sous le nom de Deep Thought a besoin de 7,5 millions d’années pour calculer que “la réponse à la question ultime sur la vie, l’univers et tout le reste est 42”. Qu’Adams ait choisi 42 arbitrairement ou que que ce nombre ait une réelle signification est sujet à débat. L’auteur Peter Gill a donné du sens à ce nombre en révélant des événements réels de celui-ci à travers l’histoire dans son ouvrage 42 : Douglas Adams’ Amazingly Accurate Answer to Life, the Universe and Everything. Mais il a oublié l’une d’entre elles : Il y a exactement 42 rapports indispensables, disponibles dans 360Suite, faits pour une gestion plus efficace de SAP BusinessObjects.

Cet ebook rassemble ces rapports par thème afin de relever les différents challenge qui s’offrent aux administrateurs Business Intelligence (BI), c’est à dire les personnes en charge de l’installation, la maintenance et l’administration des outils de reporting BI dans les organisations. Les rapports sur les outils de reporting (BI on BI) sont essentiels car ils fournissent des informations relatives à l’efficacité et à l’efficience de ceux-ci. Ces rapports répondent à des questions telles que :

  • Le dimensionnement de SAP BusinessObjects est-il adapté aux besoins des utilisateurs ?
  • Les utilisateurs profitent-ils pleinement des capacités de SAP BusinessObjects ?
  • Les rapports SAP BusinessObjects sont-ils utiles et pertinents ?
  • Les rapports SAP BusinessObjects planifiés sont-ils fournis en temps et en heure ?
  • Les rapports SAP BusinessObjects sont-ils conformes aux exigences règlementaires ?
  • SAP BusinessObjects est-il sécurisé ?
  • Le nombre de licences SAP BusinessObjects correspond-il aux besoins réels ?

360Suite est un ensemble de solutions logicielles certifiées SAP, développées par GB&SMITH pour les clients SAP BusinessObjects. Les rapports 360Suite permettent aux administrateurs BI de travailler plus facilement, de relever leurs challenges et de préparer l’avenir. Le terme “rapport” utilisé dans cet ebook fait référence aux rapports pré-établis, personnalisés, tableaux de bord de monitoring, résultats d’observateurs et téléchargements Excel disponibles dans 360Suite.

Rapports sur l’usage, l’audit et l’adoption utilisateur

Les administrateurs BI ont besoin de monitorer les environnements SAP BusinessObjects afin de comprendre comment et par qui les plateformes sont utilisées. Les rapports sur l’usage, l’audit, et l’adoption utilisateur rendent cela possible.

CMS

Ce rapport apporte des informations relatives à la plateforme, comprenant le nombre d’utilisateurs par login et par statut d’accès, le nombre de documents par taille et par type ainsi que le nombre d’instances par taille et par type. Il fournit aux administrateurs BI un ensemble complet de métriques système en un seul rapport détaillé, simple d’utilisation.

cms

CMS dans le temps

Ce rapport apporte des informations relatives aux modifications sur la plateforme au fil du temps, comprenant le nombre d’utilisateurs par dernière session et statut d’accès, le nombre d’instances par taille et par type, et le nombre de documents par taille et par type. Il permet aux administrateurs BI de mieux comprendre l’évolution de l’environnement SAP BusinessObjects et d’estimer les besoins futurs en terme de dimensionnement.

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Sessions utilisateurs concurrents

Ce rapport fournit des informations d’historique sur le nombre de sessions utilisateur simultanées SAP BusinessObjects. Celui-ci aide les administrateurs BI à identifier les pics d’ouvertures de sessions pour assurer un dimensionnement correct du serveur, déterminer le nombre idéal et la distribution des types de licences (ex. : NUL, concurrentes, mixtes), faire l’audit de l’utilisation des licences et estimer les besoins futurs.

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Groupes vides

Ce rapport identifie les groupes utilisateur SAP BusinessObjects ne contenant aucun compte utilisateur. Il permet aux administrateurs BI de nettoyer les plateformes et de maintenir la sécurité en identifiant les failles potentielles (ex. : possibilité d’ajout d’utilisateurs par inadvertance à des groupes vides, causant ainsi l’octroi de droits hérités).

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Utilisateurs classés par date de dernière connexion

Ce rapport dresse la liste de l’ensemble des utilisateurs, ordonnés par date de dernière connexion. Celui-ci permet aux administrateurs BI de déterminer quels sont les comptes utilisateur SAP BusinessObjects actifs, dormants et inactifs (“jamais connectés”) pour purger les comptes lorsque c’est nécessaire.

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Utilisation des documents

Ce rapport dresse la liste des documents, ordonnés par date de dernière action effectuée. Il permet aux administrateurs BI de déterminer les documents SAP BusinessObjects utilisés fréquemment, occasionnellement, ou jamais (“aucune action”) pour archiver ou supprimer les documents non-utilisés.

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Utilisation des univers

Ce rapport fournit des informations sur l’utilisation des univers. Il permet aux administrateurs BI de déterminer les univers SAP BusinessObjects utilisés fréquemment, occasionnellement, ou jamais (“aucune action”) pour archiver ou supprimer les univers non-utilisés.

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Objets d’univers non-utilisés

Ce rapport dresse la liste des objets par univers et apporte des informations relatives à l’utilisation des objets dans les documents Webi et Deski. Il permet aux administrateurs BI de déterminer quels sont les univers contenant un grand nombre d’objets non-utilisés, ainsi que la fréquence d’utilisation des objets pour obtenir des informations sur les taux d’adoption et nettoyer/optimiser les univers.

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Adoption du contenu

Ce rapport apporte des informations mensuelles sur les changements apportés aux documents/instances et sur les actions qui leurs sont liées. Il donne aux administrateurs BI la possibilité de valider que les ressources investies dans la création de nouveaux contenus, le soient pour des contenus pertinents pour l’utilisateur final.

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Tentatives de connexions échouées

Ce rapport détaille les tentatives de connexions échouées (identification des utilisateurs) et fournit les détails liés à la connexion (date, message, adresse IP). Il permet aux administrateurs BI d’identifier les échecs d’ouvertures de session et d’en découvrir les causes (ex. : nombre insuffisant de sessions, tentatives d’accès non-autorisée à un document SAP BusinessObjects spécifique).

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Détails des connexions utilisateur

Ce rapport fournit des informations sur l’ensemble des connexions existantes (Univers et BW), comprenant les noms de connexion, types de base de données, sources de données et nom d’utilisateur de connexion à la base. Celui-ci permet aux administrateurs BI d’effectuer l’audit des connexions aux bases de données pour effectuer des analyses d’impact et monitorer les changements de versions de base de données, pilotes et identifiants.

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Rapports de sécurité

Les administrateurs BI sont responsables du maintien de la sécurité des données et des objets, incluant la gestion des accès utilisateur aux dossiers SAP BusinessObjects et aux contenus (ex. : Webi, Univers, connexions) et suivi des changements au fil du temps. Les rapports de sécurité sont conçus pour relever cette mission.

Matrice de sécurité des objets

Ce rapport fournit des informations relatives à l’accès des utilisateurs aux objets (ex. : dossiers, univers, connexions). Il permet aux administrateurs BI de monitorer et gérer la sécurité, qu’il s’agisse de droits explicites ou hérités au niveau utilisateur ou groupe.

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Note : Les cellules en surbrillance indiquent les droits d’accès explicites ; les autres droits sont hérités.

Comparaison de la sécurité des objets

Ce rapport fournit des informations sur les modifications apportées à la sécurité des objets par comparaison de snapshots d’un même CMS ou d’un environnement distinct (snapshot au même moment ou non), avec mise en évidence des différences. Celui-ci aide les administrateurs BI à contrôler et gérer la sécurité des objets.

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Documentation des Restrictions / Surcharges

Ce rapport dresse la liste des restrictions/surcharges d’univers (ex : restrictions de sécurité au niveau des univers) par nom, principal, “Where table”, et “Where clause”. Il permet aux administrateurs BI de monitorer et gérer les restrictions/surcharges pour éviter la consommation excessive de données par les utilisateurs.

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Détails des droits granulaires

Ce rapport donne des informations sur les utilisateurs/groupes et documents pour lesquels un droit granulaire est accordé (ex. : “Visualiser les objets/View Objects”). Il permet aux administrateurs BI de gérer la sécurité centrée utilisateurs ou centrée objets en identifiant les documents sur lesquels des utilisateurs ont un droit spécifique et inversement, tous les utilisateurs ou groupes ayant des droits spécifiques sur des objets.

details-droits

Note : Le rapport est filtré pour n’afficher que les documents avec la permissions “View Objects”.

Liste des actions utilisateur

Ce rapport fournit des informations relatives aux actions sur les documents, comprenant le nom d’utilisateur, la date, le type d’action (ouverture, création, enregistrement, actualisation, aucune action, etc.). Il assiste les administrateurs BI dans l’identification des utilisateurs ayant effectué (ou non) des actions sur des documents spécifiques.

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Authentification tierce

Ce rapport fournit des informations sur l’authentification tierce (ex. : Windows AD, LDAP, SAP) et les détails tels que le type d’alias et les identifiant. Celui-ci aide les administrateurs BI à distinguer les utilisateurs et groupes natifs des éléments tiers, à identifier les utilisateurs ayant plus d’un seul alias, et à identifier les problèmes de synchronisation entre les systèmes tiers et SAP BusinessObjects.

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Rapports de conformité

Les administrateurs BI sont également responsables pour la mise en conformité des plateformes SAP BusinessObjects vis-à-vis des exigences règlementaires. L’une des possibilités est le marquage des données sensibles (tagging) et l’exécution de rapports pour en monitorer les emplacements et utilisations. Les rapports de conformité rendent cela possible.

Utilisation des documents (avec filtrage)

Ce rapport, où les données sensibles sont retirées (filtrage), fournit des informations relatives aux emplacements et utilisation (ou non-utilisation) de documents contenant des données marquées comme sensibles. Celui-ci permet aux administrateurs BI de monitorer les données sensibles contenus dans les documents.

documents-filtre

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Découvrez comment marquer vos rapports sensibles
dans SAP BusinessObjects

Documentation des rapports

Ce rapport, où les données sensibles sont retirées, met en évidence et identifie les univers contenant les objets marqués comme sensibles contenus dans des rapports (ex. : Webi, Deski, Crystal). Celui-ci permet aux administrateurs BI de monitorer les données sensibles.

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Suivi des documents non-purgés

Ce rapport, où les données sensibles sont retirées, fournit des informations relatives aux documents non-purgés, comprenant le chemin, nom et type, ainsi que l’état (vide ou non) et le nombre de colonnes. Il aide les administrateurs BI à identifier les documents devant être purgés afin d’éliminer les risques de fuites de données sensibles.

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Liste des actions utilisateur

Ce rapport, où les données sensibles sont retirées, dresse la liste des actions utilisateur sur les documents contenant des données sensibles (nom de l’utilisateur, date d’action et type d’action). Celui-ci permet aux administrateurs BI de gérer la sécurité.

liste-actions-utilisateur

Note : Le rapport est filtré pour n’afficher que les documents marqués comme “#SENSITIVEDATA”

Rapports sur la gestion des licences

Les administrateurs BI doivent garantir la conformité vis-à-vis des termes et accord de licence existants, doivent analyser l’utilisation des licences, et enfin, estimer les besoins futurs. Cela est rendu possible grâce aux rapports de gestion des licences.

Recyclage des licences

Ce rapport fournit une vue d’ensemble de l’utilisation des licences SAP BusinessObjects, comprenant le nombre d’utilisateurs ne s’étant jamais connectés à SAP BusinessObjects et le nombre d’utilisateurs précédemment actifs, mais n’ayant pas ouvert de session dans les six derniers mois. Celui-ci aide les administrateurs BI à déterminer s’il existe des problèmes de licences, et, le cas échéant, à résoudre ces problèmes (et/ou si le recyclage des licences est possible pour optimiser les coûts).

recyclage-licences

Conformité de licence par utilisateur

Ce rapport simplifie le passage en revue des licences en fournissant une vue d’ensemble sur l’utilisation des licences SAP BusinessObjects. Celui-ci aide les administrateurs BI à identifier les utilisateurs encore associés à des licences même après désactivation de leurs comptes. Ce rapport permet également aux administrateurs BI de déterminer le nombre de licences utilisées et disponibles par type (ex. : Nommées : acquises=10 ; utilisées=19 ; disponibles=1).

conformite-licence-utilisateur

Liste des actions utilisateur

Ce rapport identifie les utilisateurs SAP BusinessObjects ayant effectué des actions sur les documents. Celui-ci aide les administrateurs BI à déterminer le type de licence le plus adapté en fonction des utilisateurs (ex. : NUL pour les utilisateurs créant/modifiant des documents, et CSBL pour les utilisateurs se contenant de visualiser des rapports).

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Analyse des licences par application

Ce rapport fournit des informations détaillées sur les licences SAP BusinessObjects déployées selon une perspective centrée-application. Il permet aux administrateurs BI de déterminer le nombre de licences de chaque type disponibles pour chaque application. Grâce à la comparaison des informations du contrat avec SAP BusinessObjects, il devient possible d’identifier les problèmes de conformité et de les corriger.

analyse-licences-application

Analyse des licences centrée utilisateur

Ce rapport fournit des informations détaillées sur les licences SAP BusinessObjects déployées selon une perspective centrée-utilisateur. Celui-ci permet aux administrateurs BI de déterminer quelles sont les applications accessibles aux utilisateurs ainsi que les types de licences.

analyses-licences-utilisateur

Connexions par groupe

Ce rapport fournit des détails sur le nombre de connexions à SAP BusinessObjects par groupe/département/unité métier. Il permet aux administrateurs BI de déterminer les groupes les plus/moins actifs pour anticiper les demandes de licences additionnelles et répondre aux problèmes d’adoption utilisateur.

connexions-groupe

Rapports de disponibilité

Les administrateurs BI doivent surveiller la disponibilité du système pour satisfaire aux accords de niveau de service (Service-Level Agreements ou SLA), et doivent identifier et résoudre les problèmes avant que ceux-ci n’affectent les performances et la stabilité, tout en affinant les réglages de l’environnements SAP BusinessObjects. Ceci est rendu possible par les rapports de disponibilité.

Informations serveur

Ce rapport fournit des informations sur les serveurs/service SAP BusinessObjects, comprenant le nom, l’espace disque, les nombre et nom des CPU, la mémoire, le système d’exploitations et la version. Celui-ci apporte aux administrateurs une meilleure compréhension de la configuration des environnements SAP BusinessObjects pour déterminer si le dimensionnement et l’installation sont adaptés aux besoins.

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Propriétés des serveurs

Ce rapport donne des détails sur la configuration de l’ensemble des services s’exécutant sur les serveurs SAP BusinessObjects, comprenant les noms et valeurs des propriétés. Il permet de mieux comprendre l’organisation du déploiement pour déterminer la configuration la plus appropriée selon les besoins et objectifs. Ce rapport aide également les administrateurs BI à dimensionner, suivre les performances et ajuster la configuration de SAP BusinessObjects.

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Services SAP BusinessObjects

Ce rapport fournit des informations sur l’état des services monitorés en attribuant les valeurs suivantes :

0 = INACTIF
1 = EN COURS D’EXÉCUTION

Ce rapport aide les administrateurs BI à détecter les problèmes éventuels avec les services monitorés et si des actions sont requises.

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État de santé de la plateforme

Ce rapport fournit des informations de répartition de l’activité sur les différents serveurs. En cas d’utilisation en mode cluster (serveurs connectés entre-eux), ce rapport aide les administrateurs BI à monitorer les nœuds, s’assurer de la bonne répartition de l’activité (+/- 10%), et maintenir le bon fonctionnement de la plateforme.

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Connexion à la base de données d’Audit

Ce rapport fournit des informations sur les communications entre SAP BusinessObjects et la base de données d’audit en attribuant les valeurs suivantes :

0 = AUCUNE CONNEXION
1 = CONNEXION

Il permet de s’assurer de la bonne communication entre SAP BusinessObjects et la base de données d’audit (critique pour le monitoring et la journalisation des interactions utilisateur avec le système). Lorsque le rapport n’indique aucune connexion entre SAP BusinessObjects et la base d’audit, les administrateurs BI peuvent alors intervenir et résoudre le problème.

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Document à longue durée d’exécution

Ce rapport fournit des détails sur l’exécution des rapports Webi (planifiés, à la demande, ad-hoc ou enregistrés). Il permet aux administrateurs BI d’identifier les rapports à longue durée d’exécution afin d’agir de manière proactive avant toute dégradation des performances du serveur. Les rapports Webi à longue durée d’exécution sont généralement les résultats de mauvaises conceptions (ex. : aucune limite dans la récupération des données). Par conséquent, ce rapport aide particulièrement les organisations offrant du reporting en libre service. Les administrateurs BI ont également la possibilité de configurer des alertes lorsque les sessions Webi durent au-delà d’un seuil préalablement configuré

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Documents & univers orphelins

Ce rapport dresse la liste des documents et univers orphelins (ou “unbound”, c’est à dire n’ayant plus de liens ou possédant des liens faibles) et inclut les noms de documents, les chemins, CUID et types. Il permet aux administrateurs BI d’identifier et réparer aisément les liens faibles ou brisés.

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Sauvegarde des objets

Ce rapport dresse la liste de l’ensemble des objets sauvegardés avec 360Plus, incluant les chemins, noms, CUID et dates de sauvegarde. Il assure les administrateurs BI du bon fonctionnement du système de sauvegarde et indique les dossiers dans lesquels les copies sont stockées.

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Rapports sur les planifications et publications

L’une des fonctionnalités essentielles de SAP BusinessObjects est la capacité de diffusion du contenus aux utilisateurs finaux et vers des destinations externes. Les administrateurs BI ont la charge du monitoring des tâches planifiées et doivent agir en cas de problème. Les rapports sur les planifications et publications rendent cela possible.

Analyse de l’historique des planifications

Ce rapport rassemble les informations sur les tâches planifiées, comprenant les noms de dossiers, de document, d’instances et les types, ainsi que les états des planifications, dates de lancement, destinations, durées et messages d’erreurs éventuels. Il donne une vue globale des tâches planifiées et des documents diffusés hors de la plateforme BI, et identifie les tâches en échec pour aider à la résolution des problèmes.

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Analyse en temps réel des planifications

Ce rapport fournit des informations sur le nombre de tâches planifiées concurrentes sur une période donnée et sur le nombre maximum (pic) de tâches depuis le dernier démarrage de l’Adaptative Job Server. Il permet aux administrateurs BI de déterminer si les problèmes de performances sont liés à la charge serveur, pour re-planifier et rééquilibrer les tâches si nécessaire.

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Rapports sur la qualité

Les administrateurs BI doivent garantir la qualité et la précision des documents SAP BusinessObjects. Ceci est rendu possible par les rapports de qualité.

Les tests de régression

Les tests de régression 360Suite génèrent des rapports mettant en évidence les différences de données, images, structure, style, et durées d’exécution entre deux instances d’un même document SAP BusinessObjects au fil du temps et entre environnements et versions. En localisant les incohérences, les tests de régression permettent aux administrateurs BI d’identifier les causes de ces incohérences, d’en analyser l’impact et de résoudre les problèmes.

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Gestion du suivi des versions et du cycle de vie des objets

Ce rapport donne des informations sur le cycle de vie des documents et dresse l’inventaire des événements,  parmi lesquels la date, le type, l’acteur et la description. Il permet aux administrateurs BI de monitorer le développement des documents sur site ou en externe et d’en garantir la qualité.

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Suivi des documents dupliqués

Ce rapport identifie les documents Webi et Deski dupliqués (ex. : rapports copiés et comportant peu ou pas de modifications), et inclut des informations telles que le chemin du document, le nom et le type. Celui-ci permet le nettoyage des environnements par suppression ou migration des rapports dupliqués.

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Analyse d’impact

Les rapports d’analyse d’impact identifient les documents contenant des objets d’univers, expressions SQL ou variables spécifiques. Ils donnent aux administrateurs BI une meilleure compréhension de l’impact des modifications sur les objets d’univers et de base de données.

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Résumé comprenant les documents invalides

Ce rapport identifie les documents possédant trop de dépendances. (par défaut, plus de 20 rapports, 15 fournisseurs de données, et/ou 50 000 lignes récupérées sont considérés comme excessifs, néanmoins les filtres sont ajustables). Ce rapport permet la détection et la résolution des problèmes liés aux rapports sous-optimisés, ce qui s’avère essentiel dans les environnements en libre service dans la mesure où les créateurs de rapports n’ont pas nécessairement connaissance des bonnes pratiques et des erreurs à éviter.

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Une suite pour tout régler

Les rapports 360Suite ne constituent pas forcément la réponse à la question ultime sur la vie, l’univers et tout le reste, mais ils contribuent à améliorer la productivité des administrateurs BI travaillant avec SAP BusinessObjects. Grâce à la BI-on-BI, ces 42 rapports 360Suite offrent une vision d’ensemble, détaillée et permet aux administrateurs BI de travailler plus aisément, tout en optimisant le potentiel de leurs ressources en Business Intelligence. Ces rapports fournissent une feuille de route idéale pour un équilibre optimal des coûts et bénéfices liés à SAP BusinessObjects.

 

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Auteurs : Yasmina County logo-linkedin & Patrick Perrier logo-linkedin

Rédacteur : Kristen Gray logo-linkedin

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