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Optimisez votre migration
Business Objects en 10 étapes

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SAP BusinessObjects BI 4.3 se profile à l’horizon et de nombreux clients prévoient une mise à niveau. Cette nouvelle version BI 4.3 promet une nouvelle structure hybride, une meilleure expérience utilisateur et une meilleure compatibilité pour une BI d’entreprise. La migration Business Objects, qui pour tous les clients en BI4.1 et BI4.2 ne sera qu’un upgrade, vous permettra d’accéder à ces nouvelles fonctionnalités modernes sans bouleverser vos habitudes ni interrompre les utilisateurs métier.

En qualité de Partenaire Technologique SAP, GB&SMITH édite les logiciels 360Suite qui permettent aux clients d’exploiter pleinement le potentiel de SAP BusinessObjects et s’appuie sur des années et des centaines de projets de migrations pour vous accompagner dans cette démarche. 

Nous avons compilé nos connaissances et bonnes pratiques dans ce document et nous vous recommandons un processus en 10 étapes pour migrer vers la BI4.3 ou tout autre version de Business Objects.

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Étape 1 : Préparation

Ce type de projet ne s’improvise pas, et il nécessite une organisation planifiée. “Rater sa préparation c’est se préparer à rater”. La planification augmente les chances de réussite d’une migration réussie de Business Objects et améliore la proposition de valeur pour les utilisateurs métier. La première étape consiste donc à recueillir des informations sur les utilisateurs, les documents, les instances, les univers, les objets, les connexions et les serveurs afin de comprendre ce qui est utilisé, ce qui ne l’est pas et de préparer les efforts de nettoyage ultérieurs. L’étape suivante consiste à déterminer les exigences de dimensionnement et à définir l’architecture idéale. Enfin, il est important de s’entendre sur une approche de mise à niveau (“big bang” ou “migration progressive”) et de former les utilisateurs finaux sur les nouvelles fonctionnalités.

Avec 360Suite il est possible de réaliser une analyse dite de BI on BI ou analyse de métadonnées afin de dimensionner le projet. Ces analyses sont disponibles à travers des rapports qui permettent de répondre aux questions suivantes:

  • Quelle est la taille globale de la plateforme et le nombre de rapports par type (WebI, Deski, Crystal) ?
  • Quel contenu est utilisé ? Quand, comment et par qui ? Quel contenu n’est pas utilisé ?
  • Y a-t-il des rapports en double ?
  • Combien y a-t-il d’utilisateurs et de groupes ?
  • Qui utilise SAP BusinessObjects et qui ne l’utilise pas, tant en termes d’adoption globale que de taux d’utilisation.

Étape 2 : Evaluation

L’évaluation du parc de licences avant la mise à jour de SAP BusinessObjects met en évidence les économies potentielles. En effet, le renouvellement inutile de licences ou le choix d’un type de licence inapproprié est une perte de ressources non négligeable. Un projet de migration peut donc constituer une source d’économie ou du moins, les coûts engagés par celui-ci peuvent être en partie compensés.

360Suite apporte des informations essentielles sur l’historique d’utilisation des produits et des licences. Les rapports Webi fournis par le produit mettent en évidence les besoins et tendances en vue d’optimiser le parc de licences (ajout, renouvellement ou suppression de licences, réévaluation de l’équilibre des CPU, utilisateurs nommés et CSBL).

concurrent-user-sessionsSessions Simultanées

Étape 3 : Sauvegarde et Nettoyage – Phase 1

La sauvegarde de l’environnement courant avant la migration ou la mise à jour de SAP BusinessObjects sécurise le processus. Une stratégie typique de restauration SAP BusinessObjects comprend la sauvegarde de l’ensemble du serveur SAP BusinessObjects et de la base de données CMS. Cette approche permet de restaurer l’ensemble du système en cas de crash d’un serveur, mais elle ne convient pas pour des rollbacks sélectifs ou la restauration d’objets supprimés. Les sauvegardes complètes peuvent également avoir un impact sur la disponibilité de la plateforme ou désactiver un environnement pendant des heures.

360Suite dispose d’une solution de sauvegarde puissante et flexible. La première fois qu’il s’exécute, 360Suite effectue une sauvegarde complète. Les cycles suivants sont dymaniques et en mode delta, et ont donc très peu d’impact sur le système. Les sauvegardes incrémentales permettent de revenir sélectivement à n’importe quelle version précédente de n’importe quel objet (par exemple, documents personnels, paramètres de sécurité, utilisateurs, connexions Univers) à tout moment. Ils permettent également de récupérer tous les objets supprimés de la corbeille 360Suite.

Raphael Branger évoque les moyens de sauvegarde et de restauration disponibles pour SAP BusinessObjects BI4.x

Après avoir sauvegardé l’environnement, il est important de le nettoyer. 

Les efforts de nettoyage se divisent en deux catégories : ceux qui précèdent la migration (phase 1 : recommandée) et ceux qui la suivent (phase 2 : nécessaire). Le temps investi dans une phase I de nettoyage permettra de réduire considérablement le post-traitement étant donné le contenu qui sera éliminé de la migration. La migration Business Objects n’en sera que plus facile, plus rapide et moins coûteuse. 

Les questions clés à se poser sont les suivantes :

  • Est-il nécessaire de migrer des documents non-lus ou non-utilisés depuis plusieurs
  • mois ?
  • Est-il nécessaire de conserver toutes les instances obsolètes stockées sur le système ?
  • Y a-t-il des rapports dupliqués sur le système ? Si oui, faut-il tous les migrer ?
  • Y a-t-il besoin de migrer les boîtes de réception de l’ensemble des utilisateurs, y
  • compris leurs documents non-lus ?
  • Est-il possible de documenter l’ensemble des autorisations, de la sécurité et des
  • tâches planifiées ?

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Étape 4 : Migration

Réaliser une migration Business Objects peut s’avérer difficile sans une bonne stratégie de promotion et les capacités de gestion du cycle de vie peuvent être limitées, en particulier pour les grandes promotions.

360Suite présente des solutions de promotions planifiées et sélectives, ce qui facilite la migration du contenu dans un ordre logique.

  1. Niveaux d’accès (sécurité)
  2. Groupes et utilisateurs
  3. Connexions
  4. Univers
  5. Documents
  6. Tout le reste (calendriers, événements, etc.)

360Suite assure également le lien entre SAP BusinessObjects et les planificateurs de tâches d’entreprise (CTRLM, $U ou $Univers, UC4, TWS, etc.) pour une planification optimale.

Étape 5 : Sauvegarde et Nettoyage – Phase 2

Les promotions ne sont jamais parfaites et toutes les organisations bénéficient d’une phase ultérieure de nettoyage. Ceux qui ont opté pour une phase I de nettoyage à l’étape 3 n’auront pas grand-chose à faire à la phase II. Tous les autres doivent partir de zéro et archiver/supprimer les documents et instances inutilisés/non lus/en double à partir des dossiers et des boîtes de réception des utilisateurs.

360Suite fournit de nombreuses solutions qui facilitent les efforts de nettoyage:

  • Reporting sur l’ensemble des objets pour identifier ce qui est obsolète ou dupliqué
  • Solutions de suppression en masse 
  • Solutions d’archivage sélectif et de récupération des objets si le nettoyage ne se déroule pas normalement.

document-usageUsage des Documents

Étape 6 : Optimisation

Les mises à jour et migrations sont des moments parfaits pour optimiser SAP BusinessObjects.

360Suite intègre une fonctionnalité d’analyse des requêtes pour détecter les variables et les objets d’univers non-utilisés et présenter les informations dans des rapports Webi prêts à l’emploi. Ceci donne aux administrateurs la possibilité d’optimiser les documents, facilitant ainsi la phase de test.. Il permet également par ailleurs de mettre à jour en masse la source des Webi lors de migration d’UNV vers UNX.

universe-usageUsage des Univers

Étape 7 : Recette

Les tests de régressions représentent la part la plus chronophage des projets de migration. Il s’agit également d’une étape capitale dans la mesure où les utilisateurs finaux doivent pouvoir se fier aux nouveaux résultats. Des données sensibles (financières, médicales, personnelles) sont régulièrement traitées par SAP BusinessObjects. Celles-ci peuvent être soumises à des obligations réglementaires impliquant l’impossibilité de sous-traiter les tests de régression. De tels tests effectués manuellement s’avèrent laborieux et risqués. 

360Suite permet également d’automatiser les tests de régression à grande échelle pour des mises à niveau plus sûres et rapides. A la détection de régressions, 360Suite lance une analyse d’impact pour repérer les objets affectés et les signaler.

regression-testingComparaison des données avant (à gauche) et après (à droite) une migration

Une enquête auprès de nos clients prouve le ROI très rapides sur l’automatisation des tests de régression.

Étape 8 : Analyse d’impact

Les mises à jour et migrations sont des moments privilégiés pour effectuer des analyses D’impact.

Les analyses d’impact s’avèrent particulièrement utiles en cas de régressions identifiées et de modifications du moteur de calcul car elles permettent l’identification des rapports potentiellement impactés dans l’ensemble de la plate-forme. 

360Suite détecte également les variables non-utilisées grâce à la fonction d’analyse des requêtes. Il est ensuite possible de corriger en masse les rapports pour réduire le temps nécessaire à la correction, la modification et la suppression des variables identifiées.

impact-analysisListe des documents qui utilise l’objet d’univers “JO”

Gregory Botticchio (SAP) évoque les modifications du moteur de calcul et propose des stratégies de migration adaptées.

Christoph Gnodtke détaille commenter détecter les documents impactés par les modifications du moteur de calcul.

Étape 9 : Go Live

Les migrations Business Objects soulèvent le problème de la façon de “migrer le delta” ou de promouvoir le contenu qui a été créé ou modifié pendant le processus de mise à jour. Les approches habituelles – gel des changements ou identification et migration manuelles des changements – sont peu pratiques, voire pratiquement impossibles.

360Suite prend des snapshots des différents déploiements à différentes étapes. Il n’est donc plus nécessaire de geler l’environnement de production source pendant le processus de migration ou de tenter de synchroniser la source avec la cible SAP BusinessObjects. En comparant les snapshots et en mettant en évidence les changements, 360Suite s’assure que tout le contenu est mis à jour complètement et correctement. Une fois la migration terminée, la formation des utilisateurs finaux sur les nouvelles fonctionnalités digérée et la mise à jour de la sécurité achevée, il est temps de basculer en production !

Étape 10 : Conformité

Une fois la migration complètement achevée, le travail de fond ne fait que commencer!

Les responsables chargés de la sécurité et les gestionnaires devraient examiner la sécurité et s’assurer du respect des exigences réglementaires, ce qui peut comprendre la nécessité de stocker des renseignements dans un répertoire spécifique ou de maintenir des protocoles de sécurité particuliers.

360Suite cartographie la structure des accès, compare la situation avant et après la migration Business Objects, met en évidence les incohérences, calcule la sécurité effective tenant compte des héritages brisés et doubles. Il répond aux questions : “Qui a accès à quoi ? Quand ? Où ça ? Où ça ? Pourquoi ?” Il identifie par ailleurs les données qui sont affectées par les exigences réglementaires afin que les administrateurs puissent surveiller et auditer les informations sensibles pendant et après le processus de mise à niveau.

Pour aller plus loin, il est important d’adopter les bonnes pratiques afin de faciliter les futurs projets de migrations. 360Suite permet de:

  • Documenter les modifications
  • Effectuer des tests de régression
  • Mettre en œuvre un plan de reprise après sinistre
  • Mettre en place un process de versioning solide pour tout nouveau projet
  • Comprendre l’utilisation des nouveaux documents et les utilisateurs

Conclusion

360Suite est un ensemble de solutions qui facilite les migrations Business Objects. Il a été créé à l’origine comme une alternative à la CMC, mais a évolué au fil du temps pour devenir une solution indispensable dans la gestion de Business Objects. Non seulement 360Suite permet aux clients d’économiser temps et argent dans le cadre de leur migration, mais il élimine également le besoin d’assistance post-migration.

360Suite permet aux organisations de garder le contrôle des plateformes au quotidien, ce qui garantit une meilleure expérience pour les utilisateurs finaux et les prépare aux futures montées de version. 360Suite aide également les organisations à se conformer aux exigences réglementaires (RGPD, BÂLE, SOLVENCY, etc.) en identifiant qui peut accéder aux ressources disponibles. Enfin, 360Suite permet aux entreprises de surveiller, documenter et sécuriser efficacement les déploiements SAP BusinessObjects. 

Afin de vous aider d’avantage dans vos futurs projets de migration ou de montée de version, nous avons mis au point une check-list qui détaille toutes les actions que vous pouvez entreprendre pour réussir votre projet.

telecharger-pdf

Auteur: Bruno Masek logo-linkedin twitter-logo

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