Read this ebook in English uk-flag

Comment automatiser la gestion
de SAP BusinessObjects ?

Il est souvent demandé aux services informatiques toujours plus d’efficacité tout en réduisant les coûts liés aux ressources techniques. L’automatisation apportée par 360Suite permet aux professionnels de la Business Intelligence de faire plus en mobilisant moins de ressources.

GB&Smith aide, depuis 2007, des centaines d’organismes des secteurs public et privé (allant du gouvernement Américain jusqu’aux entreprises du Fortune 500) à tirer le meilleur parti de SAP BusinessObjects. 360Suite, est un ensemble de solutions qui optimise la gestion de la plateforme et ses performances, réduit les coûts d’exploitation, renforce la sécurité et contribue à l’adoption utilisateur.

Ce document a pour objectif de mettre en avant les solutions d’automatisation fournies par 360Suite dans le but réduire vos coûts et vos risques.

ebook-comment-automatiser-gestion-sap-businessobjects

maintain-icon1. L’automatisation au service de la maintenance de SAP BusinessObjects

La maintenance des déploiements doit être assurée tout au long de leur cycle de vie afin d’en assurer la stabilité et la fiabilité. Les tâches de maintenance administrative les plus chronophages comprennent entre autres :

  • Le nettoyage des boîtes de réception
  • La purge des documents
  • Le nettoyage des environnements
  • L’archivage des instances
  • La mise à jour des mots de passe, des champs de rapports et des connexions de bases de données
  • La sauvegarde des objets et la préparation aux désastres éventuels

L’automatisation d’un grand nombre de tâches d’administration par 360Suite permet de réduire en moyenne de 80% le temps nécessaire à celles-ci, libérant les spécialistes BI afin qu’ils puissent se concentrer sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Nettoyage des boîtes de réceptions

Les boîtes de réception sont rapidement saturées et les utilisateurs ne suppriment pas régulièrement leurs anciens documents. 360Suite simplifie le monitoring de l’occupation de l’espace par les boîtes de réception utilisateur et permet de purger automatiquement le contenu en fonction de critères prédéfinis (exemples : date, actions, etc.).

Purge des documents

Le volume de documents augmente à chaque nouvelle instance, et il est rare que les développeurs de rapports et les administrateurs les purgent. 360Suite simplifie la purge automatique des anciennes instances de documents en fonction de critères prédéfinis (exemples : âge, actions, nom du document, etc.)

ASTUCE DE PRO

Définissez une limite d’instances dans SAP BusinessObjects suite au nettoyage des boîtes de réception et à la purge des documents. Cette option permet de configurer un nombre maximal d’instances autorisées et / ou de supprimer automatiquement les anciennes instances appartenant à des utilisateurs ou groupes spécifiques.

Nettoyage des environnements

Le volume des environnements croît à mesure de l’ajout de nouveaux comptes utilisateur et de la création de contenu. 360Suite simplifie le nettoyage des environnements en détectant et marquant les comptes utilisateur inactifs et les documents non-utilisés. La purge des comptes et l’archivage des documents sur la base des marqueurs (flags) est ensuite possible. (Note : l’archivage des documents directement sur la plateforme SAP BusinessObjects est possible.)

Archivage des instances

Le nombre d’instances s’accroît au fil du temps, et avec lui, les coûts liés au stockage. 360Suite simplifie l’archivage automatique des instances vers un emplacement prédéfini hors de la plateforme SAP BusinessObjects, avec en bonus la possibilité d’ajouter des titres, dates, numéros d’identification et propriétaires. Ceci s’avère particulièrement utile lorsque l’utilisation de SAP BusinessObjects est principalement axée sur la planification de documents, soit en libre service, soit comme service à destination d’un réseau d’utilisateurs externes.

Mise à jour des mots de passe, des champs de rapports et des connexions de bases de données

Les mots de passe changent, et lorsque ceux-ci sont liés aux connexions de bases de données utilisées par les rapports Crystal, ces changements impactent les documents et leurs instances récurrentes. Dans d’autres circonstances, les utilisateurs peuvent activement décider de modifier les champs des rapports Crystal, y compris le type de connexion, le serveur, la base de données et l’utilisateur. De plus, les rapports Crystal peuvent pointer vers différentes base de données connexions de bases tout au long de leur cycle de vie. 360Suite simplifie la mise à jour en masse des mots de passe, des champs de rapports, des connexions aux bases de données dans les rapports Crystal, ainsi que l’automatisation de ces processus via la planification.

Sauvegarde des objets et préparation aux désastres éventuels

Erreurs et accidents peuvent toujours arriver. Le système de sauvegarde de SAP BusinessObjects n’est pas adapté à la restauration d’objets individuels ou à la réparation d’environnements corrompus. Les sauvegardes incrémentales automatiques de 360Suite facilitent la restauration de toute version de n’importe quel objet (documents personnels, paramètres de sécurité, utilisateurs, connexions d’univers) à tout moment. De plus, les sauvegardes 360Suite supportent les stratégies de reprise après désastre, assurant la restauration d’environnements entiers en quelques heures.

telecharger-pdf

reports-scheduling-icon2. Simplification de la planification des rapports grâce à l’automatisation

Les ordonnanceurs externes ne sont pas supportés nativement par SAP BusinessObjects, ce qui complique considérablement la gestion des planifications. 360Suite contribue à l’automatisation de ces tâches grâce :

Aux calendriers SAP BusinessObjectsExemple : en tirant parti des calendriers qui tiennent compte de dates butoirs
Aux événements SAP BusinessObjectsExemple : en définissant des événements et paramètres déclenchant l’émission de rapports
Aux flux de planification synchroneExemple : en récupérant des codes de sortie spécifiques à la création de tâches externes
Aux flux de planification asynchroneExemple : en récupérant le fichier de notification généré à la demande lors de la création des tâches externes

Le planificateur 360Suite apporte les avantages suivants:

  • L’intégration transparente des ordonnanceurs d’entreprise tels que Control-M, Dollar Universe, VTom, SMA, UC4, TWS, etc.
  • La sélection d’un grand nombre de documents SAP BusinessObjects en une seule fois, et leur planification dynamique sous différents formats et aussi souvent que souhaité.
  • La création de listes de destinations depuis un script SQL ou un fichier XLS ou CSV.
  • L’utilisation d’invites et de filtres dynamiques pour le bursting (éclatement) des documents En apprendre davantage ici.

ASTUCE DE PRO

360Suite est capable de mettre à jour les planifications récurrentes en une seule opération pour prendre en compte les nouveaux propriétaires ou destinations e-mail. Il permet également de mettre la plateforme SAP BusinessObjects en pause en cas de maintenance de la plateforme.

security-folder-icon3. Simplification des initiatives de gouvernance, gestion du risque et conformité (GRC) grâce à l’automatisation

Il est difficile de répondre aux questions suivantes dans Business Objects :

  • Qui dispose d’accès et à quelles ressources ?
  • Qui utilise les ressources ?
  • Quels sont les éléments modifiés ? Par qui ?
  • Quels sont les éléments sensibles ? Où sont-ils ?
  • Quels sont les éléments devant être documentés ?

360Suite apporte les réponses à ces questions et automatise les actions nécessaires.

Re-certification des comptes utilisateur

360Suite permet d’auditer la configuration de la sécurité, des accès utilisateur, des modifications apportées à la sécurité, et retourne ces informations dans des documents prêts à l’emploi et sujets à planification. Lire davantage à ce sujet.

Suppression ou désactivation des comptes utilisateur inactifs

Le reporting 360Suite permet l’identification des utilisateurs n’ayant pas ouvert de session sur une période donnée. La liste des utilisateurs en question, appelés parfois “utilisateurs dormants” peut ainsi être purgée par désactivation ou suppression en masse.

ASTUCE DE PRO

Il peut être obligatoire pour les organisations gérant des données sensibles de re-certifier les comptes tous les trois mois. 360Suite apporte la flexibilité permettant la désactivation ou la suppression des comptes utilisateur comportant des dossiers personnels vides, ainsi que la purge des sous-groupes Webi concernés.

Mise à jour des permissions

360Suite offre la possibilité d’exécuter des tâches planifiées de mise à jour de la sécurité, y compris la mise à jour des droits d’accès personnalisés liant utilisateurs ou groupes aux dossiers, boîtes de réception et catégories. Ceci rend possible la mise à jour en masse de la sécurité pour un grand nombre d’utilisateurs.

Conformité réglementaire

Avec 360Suite, il est possible d’identifier et de marquer des objets et documents soumis à conformité réglementaire (exemples : SOX, RGPD, FISMA, HIPAA, etc.) à l’aide de marqueurs. Il est ensuite possible d’utiliser ces marqueurs afin de déclencher automatiquement des actions. La détection, la gouvernance et le suivi des données sensibles dans SAP BusinessObjects est ainsi facilitée.

ASTUCE DE PRO

Lors de la planification des rapports à l’aide de 360Suite vers des formats non-gouvernés (exemples : PDF, Excel), pensez à ajouter un filigrane et/ou des métadonnées personnalisées. Il est également recommandé d’appliquer une protection par mot de passe pour les formats de type PDF, Excel et ZIP, particulièrement si ceux-ci doivent être partagés à des tierces parties externes.

Suivi de l’activité suspecte

360Suite offre la possibilité de marquer les objets sensibles, d’établir des rapports d’utilisation de ces derniers, et de configurer des alertes automatiques adressées aux responsables sécurité en cas de dépassement par les utilisateurs de valeurs prédéfinies. 360Suite permet également l’audit des objets sensibles et la comparaison de l’activité au fil du temps.

upgrade-migration-icon4. Simplification des mises à jour et migrations

Qu’il s’agisse de mise à jour ou de migrations, on-premise (sur-site) ou dans le cloud (exemples : HEC, AWS, Azure, etc.), ou entre les deux (architecture hybride), ces opérations sont toujours longues et complexes. Sur la base de notre expérience avec des centaines de clients ayant relevé ces défis, nous avons développé une méthodologie en 10 étapes pour simplifier et automatiser un maximum de tâches lors des mises à niveau et des migrations parmi les points suivants :

etapes-mis-a-jour-et-migrations

business-user-icon5. L’automatisation au service des utilisateurs métier

Les utilisateurs métier demandent de plus en plus d’agilité et moins de dépendance vis-à-vis du SI. Ceci est d’autant plus vrai lorsque les rapports sont développés par les utilisateurs métier eux-mêmes. L’automatisation est donc fondamentale pour permettre aux personnes d’effectuer leurs tâches dans le temps imparti. 360Suite apporte plusieurs réponses à cette problématique.

Suivi des versions des documents et gestion de projet

Avec 360Suite, les utilisateurs métier ont la possibilité d’automatiser les promotions de packages, le suivi des versions, et la gestion du cycle de vie des documents, univers et connexions. Les développeurs de rapports peuvent restaurer n’importe quelle version des documents, univers et connexions. Les équipes GRC peuvent assurer le suivi et l’audit des modifications. 360Suite permet également la mise en place de procédures d’approbation pour un meilleur service, une sécurité accrue et un plus grand contrôle, notamment en cas d’externalisation du développement.

Découvrez comment la banque INTRUST a tiré parti de l’automatisation 360Suite.

Tests de régression et validation

360Suite apporte aux utilisateurs métier la possibilité d’effectuer des tests de régressions automatiques sur les documents. Ceci ne contribue pas uniquement à rendre la main aux utilisateurs métier, mais réduit également la charge de travail du SI ainsi que le risque d’erreur humain. Les chances que les utilisateurs finaux aient une plus grande confiance dans le produit final sont ainsi renforcées.

Reporting en libre service

360Suite permet la planification des rapports par le SI et les utilisateurs métier (exemples : refacturation interne, documents dont la planification est en échec, etc.). Grâce au reporting en libre service de 360Suite, les informations sont disponibles à tout moment et aisément accessibles.

assures-quality-icon6. L’automatisation comme assurance qualité

360Suite automatise les processus de contrôle qualité (QA) indépendamment de l’opérateur en ayant la charge : équipes SI, QA, GRC, développeurs de rapports ou utilisateurs métier. L’automatisation de la gestion du cycle de vie permet de maintenir la cohérence du système de suivi des versions pour assurer la démarche qualité (voir section 5 pour de plus amples informations). Les tâches de contrôle qualité habituelles comprennent :

Les tests de régression

360Suite permet l’automatisation des tests de régression pour identifier les différences dans les données, la structure, les images, etc. suite aux mises à jour et migrations. Les propriétaires de rapports ont la possibilité de définir des déclencheurs de tests de régression et peuvent configurer l’envoi de notifications lorsque des régressions sont détectées au niveau des données ou des images. L’extraction et la comparaison des métadonnées avant et après ETL ou modifications dans les bases de données permet de mesurer l’impact sur la sécurité et les performances.

Découvrez les bénéfices des tests de régressions automatisés.

Analyse d’impact

Avec 360Suite, il est possible de tirer parti des tests de régressions via les résultats obtenus afin d’effectuer les analyses d’impact. A chaque détection de régression, 360Suite peut rechercher dans l’environnement les autres instances d’objets d’univers spécifiques, les expressions SQL ou les variables. Si ces régressions sont le résultat de modifications du moteur de calcul SAP BusinessObjects, 360Suite peut modifier en masse les variables affectées en une seule opération.

Harley-Davidson a réalisé une économie de plus d’un million de Dollars grâce à 360Suite.

enhances-monitoring7. L’automatisation comme outil de suivi amélioré

360Suite automatise un grand nombre de tâches de monitoring actif et passif.

Alertes sur seuil

Les tâches actives alertent les administrateurs et/ou des utilisateurs spécifiques lorsque l’exécution des documents se prolonge au-delà d’une durée prédéfinie. Ceci aide à mieux cibler les utilisateurs des documents concernés. Le monitoring actif de 360Suite permet au SI de maintenir le bon fonctionnement des serveurs grâce à l’envoi de notifications par e-mail à la détection du dépassement de seuil par des services SAP BusinessObjects prédéfinis, puis par déclenchement d’actions automatiques (exemples : appel d’URL, lancement d’exécutable, arrêt, redémarrage, désactivation de serveur, etc.).

Il est en outre possible de créer des tableaux de bord de suivi ou des observateurs assurant le monitoring des services clés :

  • CMS et bases de données d’audit
  • Système d’exploitation sur lequel SAP BusinessObjects est déployé
  • Processus CMS
  • FRS (entrée / sortie)
  • Services de traitement

Les historiques générés par les observateurs permettent l’analyse des tendances et la résolution de problèmes liés aux défauts dans les workflows.

Monitoring Business Objects avec 360Suite

Alertes d’activité

Le monitoring passif évite la mobilisation de ressources supplémentaires dans chaque environnement. 360Suite permet le marquage en masse d’objets / documents dans ses catalogues de données pour générer automatiquement des rapports de comparaison d’activité au fil du temps. Ce type d’analyse “BI on BI” constitue un monitoring passif assurant le suivi du contenu et de l’activité utilisateur. Les bénéfices sont nombreux :

  • La détection d’activités suspectes (exemple : export de rapports sensibles au format Excel hors des horaires normaux)
  • Le suivi des adresses IP des clients se connectant au système SAP BusinessObjects
  • L’obtention d’informations détaillées relatives à l’adoption utilisateur et à l’utilisation des applications
  • La détection d’anomalies dans la sécurité
  • L’audit et la détection des modifications de la sécurité des documents

Conclusion

Grâce à ses capacités d’automatisation des actions et des tâches SAP BusinessObjects, 360Suite contribue à un retour sur investissement sans égal.

  • L’automatisation par 360Suite apporte des gains substantiels de temps et d’argent en réduisant la part des activités répétitives et fastidieuses. Les spécialistes SI, utilisateurs métier, gestionnaires de données et consultants ont donc tout le loisir de se consacrer à d’autres priorités.
  • L’automatisation fournie par 360Suite réduit significativement le risque d’erreur humaine, pour une plus grande qualité des données et une confiance accrue des utilisateurs finaux.
  • 360Suite et ses fonctionnalités d’automatisation mettent en phase les objectifs du SI et des utilisateurs métier.
  • La confiance et la satisfaction client sont ainsi garanties et la disponibilité des systèmes est assurée.

Author: Yasmina County logo-linkedin & Kristen Champagne Gray logo-linkedin

telecharger-pdf

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

LIRE L'ARTICLE COMPLET MAINTENANT!

Vous souhaitez recevoir un contenu exclusif à propos de Business Objects, incluant conseils, astuces, meilleures pratiques et nouvelles versions ? En savoir plus

Oui je suis partant!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

LIRE L'ARTICLE COMPLET MAINTENANT!

Vous souhaitez recevoir un contenu exclusif à propos de Business Objects, incluant conseils, astuces, meilleures pratiques et nouvelles versions ? En savoir plus

Oui je suis partant!

LIRE L'ARTICLE COMPLET MAINTENANT!

Vous souhaitez recevoir un contenu exclusif à propos de Business Objects, incluant conseils, astuces, meilleures pratiques et nouvelles versions ? En savoir plus

Oui je suis partant!

LIRE L'ARTICLE COMPLET MAINTENANT!

Vous souhaitez recevoir un contenu exclusif à propos de Business Objects, incluant conseils, astuces, meilleures pratiques et nouvelles versions ? En savoir plus

Oui je suis partant!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

LIRE L'ARTICLE COMPLET MAINTENANT!

Vous souhaitez recevoir un contenu exclusif à propos de Business Objects, incluant conseils, astuces, meilleures pratiques et nouvelles versions ? En savoir plus

Oui je suis partant!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

LIRE L'ARTICLE COMPLET MAINTENANT!

Vous souhaitez recevoir un contenu exclusif à propos de Business Objects, incluant conseils, astuces, meilleures pratiques et nouvelles versions ? En savoir plus

Oui je suis partant!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

READ THE FULL ARTICLE NOW!

Want to receive exclusive content related to Business Objects, including tips, tricks, trends, new releases, and best practices? Read more

Yes I'm In!

LIRE L'ARTICLE COMPLET MAINTENANT!

Vous souhaitez recevoir un contenu exclusif à propos de Business Objects, incluant conseils, astuces, meilleures pratiques et nouvelles versions ? En savoir plus

Oui je suis partant!

LIRE L'ARTICLE COMPLET MAINTENANT!

Vous souhaitez recevoir un contenu exclusif à propos de Business Objects, incluant conseils, astuces, meilleures pratiques et nouvelles versions ? En savoir plus

Oui je suis partant!

LIRE L'ARTICLE COMPLET MAINTENANT!

Vous souhaitez recevoir un contenu exclusif à propos de Business Objects, incluant conseils, astuces, meilleures pratiques et nouvelles versions ? En savoir plus

Oui je suis partant!