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Comment implémenter et utiliser des tags dans
SAP BusinessObjects

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Pourquoi utiliser des tags dans SAP BusinessObjects?

Imaginez ce scénario : vous avez des milliers de documents SAP BusinessObjects et d’objets d’univers. Vous ne savez pas où se trouvent les données sensibles ni quels documents ne sont pas utilisés. Vous devez également répondre à un certain nombre de questions sur la conformité aux réglementations et à la sécurité. Alors, comment allez-vous répondre à ces questions sans passer des heures interminables à parcourir tous vos documents ?

La meilleure façon d’y parvenir est de labelliser (tag) le contenu de SAP BusinessObjects : marquez les documents SAP BusinessObjects ou taggez les objets d’univers afin de trouver facilement les réponses à vos questions.

Qu’est ce que les flags ou tags dans SAP BusinessObjects ?

Les flags sont des textes spécifiques dans les champs de description des documents (Webi et Crystal Reports) qui sont insérés lorsque certains critères sont remplis afin de pouvoir les déplacer. Plutôt que de passer du temps à ajouter ces flags un à un, 360Suite peut vous aider à les ajouter en masse ou de manière automatique. Une fois que ces flags sont ajoutés, vous pourrez déplacer ces objets de manière automatique via un job de promotion, le flag sera ensuite retiré, une fois l’opération terminée.

D’autre part, les tags dans les objets d’univers permettent de catégoriser ou cataloguer les objets par exemple pour des fins de conformité réglementaire. En septembre 2019, Gartner a publié une étude affirmant que “les catalogues de données sont le nouveau pétrole dans la gestion et l’analyse des données”. Selon Gartner, “la demande de catalogues de données est en forte hausse alors que les entreprises continuent à se battre pour trouver, inventorier et analyser des actifs de données largement distribués et diversifiés”. 

Pour plus d’informations sur les catalogues de données, vous pouvez également consulter notre livre blanc sur les métadonnées dans la BI.

Comment “taguer” les objets d’univers ?

Nous fournissons une solution appelée 360Univ qui vous permet de mettre à jour en masse les objets d’univers. Un univers (UNX) peut être exporté vers excel, et le fichier excel peut être mis à jour. Vous pouvez ensuite réimporter le fichier excel pour mettre à jour en masse, insérer ou supprimer des objets, des descriptions, des requêtes SQL, etc. Dans l’exemple ci-dessous, vous pouvez voir comment les objets peuvent être marqués avec le texte “#SENSITIVEDATA_GDPR_PERSONAL”.

tag-universe-objects

Bien souvent, ce sont les utilisateurs métier qui savent quels objets sont à marquer, plutôt que les administrateurs ou les développeurs d’univers. Ce qui est génial avec 360Univ, c’est que les informations peuvent être exportées via Excel. Le fichier Excel peut être envoyé aux experts en la matière, ils peuvent ajouter le balisage et ensuite renvoyer le fichier à l’Administrateur pour l’importation. 

Cela peut également être fait manuellement dans Universe Designer ou dans IDT s’il n’y a que quelques objets à marquer. Si votre organisation possède un grand nombre d’Univers et d’objets à taguer, alors 360Univ vous fera gagner un temps considérable. Une fois ces objets marqués, vous avez la possibilité de répondre à des questions sur l’endroit et la façon dont les objets sont utilisés, et par qui. Une fois que ces tags sont définis, vous pouvez effectuer des recherches avec 360Eyes, afin de lister tous les documents qui contiennent des objets sensibles. Vous saurez où ces objets sont utilisés, quels utilisateurs exécutent ces documents et où les données sont délivrées.

Comment marquer les documents SAP BusinessObjects (flags)

Avec 360Suite, il existe plusieurs façons de marquer des documents. Le processus que vous suivrez dépendra de la raison pour laquelle vous voulez marquer des documents.

Marquer les documents en fonction de l’utilisation (ou de la non-utilisation)

360Eyes peut automatiser le marquage des documents en fonction de l’utilisation ou de la non-utilisation. Les paramètres sont définis en fonction de l’utilisation que vous voulez marquer et du texte que vous voulez utiliser pour la signalisation. Vous pouvez marquer les documents qui n’ont pas été exécutés depuis 13 mois, 24 mois, etc. Il vous appartient de décider des critères de marquage en fonction de l’utilisation. 

Le programme exécute et marque les documents qui répondent aux critères que vous avez définis. Une fois ce marquage activé, vous pouvez exécuter des documents avec 360Eyes pour répertorier tous les documents qui ont été marqués. À partir de là, vous pouvez déterminer ce qu’il convient de faire avec ces documents. Peut-être voulez-vous les archiver, ou même les supprimer en masse. Une autre option est de pseudo-archiver les documents, ce qui implique de les masquer pendant un certain temps mais de ne pas les supprimer de l’environnement. Les solutions 360Suite offrent plusieurs options en fonction de vos besoins. 

L’image ci-dessous montre le flag “#TOARCHIVE” ajouté à un document qui répond aux critères d’utilisation :

marquer-documents-usage

En utilisant cette méthode, vous aurez le contrôle sur la croissance de votre plateforme BusinessObjects, et pourrez automatiser le processus de nettoyage de celle-ci. Apprenez-en davantage à ce sujet sur ce billet de blog ou celui-ci.

Marquer les documents en masse

Vous pouvez également marquer les documents en fonction de critères autres que l’utilisation. Dans ce cas, vous pouvez marquer les documents en masse avec 360View. Dans l’exemple ci-dessous, vous pouvez voir comment mettre à jour en masse les flags sur vos documents. Une feuille de calcul Excel contenant une liste des CUID à marquer est téléchargée. La valeur du flag pour cet exemple sera “#Sensitive”.

marquer-documents-masse

360Eyes et 360View vous permettent de générer cette liste de plusieurs façons, en fonction de n’importe quel critère donné. Un cas d’utilisation pourrait être de marquer en masse les documents qui ont des objets d’univers qui ont été “tagués” comme sensibles. 

Comment exploiter ces tags ?

Maintenant que vos objets d’univers sont marqués, comment pouvez-vous les exploiter ? Toutes les informations dont vous pouvez avoir besoin peuvent être récupérées avec 360Eyes. Il existe plus de 70 rapports Webi pré-construits qui permettent d’extraire ces informations. Tout ce que vous avez à faire est de fournir les filtres pour les données que vous recherchez :

1. Analyse d’impact et Data Lineage

  • Où sont utilisés les objets sensibles dans les documents ?
  • Quel est le SQL derrière les objets sensibles ?
  • Quelle est la source de données ?

Vous trouverez ci-dessous un rapport 360Eyes qui a extrait tous les rapports contenant des objets qui ont été tagués  “SENSITIVEDATA”. 

sensitive-data

2. Audit d’usage : quels documents n’ont pas été utilisés depuis 24 mois ? 

3. Maintenance de la plateforme : purgez en masse tous les documents qui n’ont pas été utilisés depuis 24 mois, ou archivez/déplacez dans un autre dossier. 

4. Conformité réglementaire

  • Quels utilisateurs ont accès aux données sensibles ?
  • Quels documents contiennent des données sensibles ?
  • Quels utilisateurs accèdent effectivement aux documents contenant des données sensibles ?
  • Que se passe-t-il avec les données ? Sont-elles envoyées par e-mail ? Sont-elles exportées vers Excel ? 

5. Lifecycle Management : en marquant les documents et les univers, vous pourrez suivre où se trouve un objet dans son cycle de vie. Ces tags peuvent concerner des documents ou des univers en développement, en phase de test, en production, inactifs ou prêts à être archivés. En comprenant le cycle de vie d’un objet, il est possible de déterminer si des actions sont nécessaires et lesquelles. Par exemple, la promotion d’objets d’un environnement à un autre pour les tester ou les mettre en production. 

6. Monitoring : cela vous permet de suivre toutes les modifications de description des métadonnées et non pas seulement l’utilisation ou la non-utilisation du contenu. Par exemple, si l’auteur ou le propriétaire d’un document ou d’un mot-clé change, vous pouvez annoter ces documents avec un tag qui met en évidence le changement.

7. Audit :  l’audit offre la possibilité de rechercher et de documenter tous les contenus sur la base de leurs métadonnées, non seulement dans les référentiels CMS et Auditor, mais aussi dans le filestore, tant en entrée qu’en sortie, c’est-à-dire les documents et instances actuels (historique des snapshots des documents).

Gardez le contrôle

L’implémentation des tags ou marqueurs dans Business Objects, sur vos objets d’univers et vos documents vous fera gagner un temps considérable lorsqu’il s’agira de trouver où sont stockées les données sensibles et quels documents ne sont pas utilisés. De plus, avec les solutions 360Suite, vous n’avez plus besoin de perdre du temps sur des processus manuels puisqu’il existe des solutions qui vous permettent de mettre à jour en masse les tags. Nos solutions vous aideront à mieux les exploiter afin que vous ayez une meilleure idée de l’endroit où sont stockés vos objets sensibles, de qui a accès à quoi et si des actions doivent être mises en place. 

Prêt à taguer vos documents et objets d’univers ?
Nos experts peuvent vous aider.

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