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Comment une entreprise fortune 500
a préparé sa mise à jour SAP BusinessObjects


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natural-gasPétrole & Gaz

Produits utilisés:

360Eyes 360View

360Plus

Un fournisseur d’énergie classé au Fortune 500 a récemment achevé la première phase de son projet de migration, la rationalisation des ses documents SAP BusinessObjects. Leur objectif est la réduction du volume et l’amélioration de la qualité des documents avant une mise à jour planifiée vers SAP BusinessObjects BI 4.2. Le projet à long terme est prévu par phases successives, en commençant par le département financier. En donnant accès aux métadonnées et en y ajoutant l’automatisation, les solutions 360Suite ont donné la possibilité à une petite équipe BI de ce grand fournisseur de gaz naturel de supprimer plus de 15 000 documents Webi appartenant au seul département financier. De même, il leur a été possible de garantir le bon fonctionnement de l’ensemble des rapports restants.

LES OBSTACLES

Deux problèmes d’envergure ont conduit cette entreprise de services à rationaliser le contenu avant la mise à jour. Pour commencer, ils disposaient de 650 CALS et d’un environnement de très grande taille comprenant plus de 25 000 documents Webi. La moitié de ces documents se trouvaient être dans les boîtes de réception personnelles des utilisateurs Business Objects. 23% étaient dans les dossiers personnels, ne laissant que 27% dans les dossiers publics, seul emplacement où il était possible pour les administrateurs de les mettre à jour et de les maintenir. En conséquence, l’environnement était surchargé par un grand nombre de documents Webi dupliqués sous différents noms, stockés à différents endroits et contenant des données disparates. L’organisation n’avait aucun moyen de déterminer quels étaient les Webi utilisés ou obsolètes, dans la mesure où les outils natifs SAP ne permettent pas de lier aisément les données du CMS avec les données d’audit pour obtenir des informations d’utilisation.

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Le second problème majeur était lié aux connexions entre les modèles de rapports Webi et les univers. Plus de 90% des connexions avaient été rompues au cours d’une mise à niveau précédente. Certains rapports comportaient toujours des liens faibles vers un ou plusieurs univers via le nom de l’univers, même si le CUID manquait. Les autres rapports étaient “orphelins”, sans aucun lien avec un quelconque univers parent. Même si cette organisation était l’un des plus gros producteurs de gaz liquide naturel aux États-Unis, et un intermédiaire de services logistiques, celle-ci ne disposait tout simplement pas de la main d’œuvre nécessaire pour détecter et ajouter toutes les méta-données manquantes nécessaires au rétablissement des connexions.

NOS SOLUTIONS

Une combinaison des solutions 360Suite a permis à cette entreprise de faire plus en mobilisant moins de ressources pour atteindre ses objectifs.

ÉTAPE 1 : ÉVALUER L’ENVIRONNEMENT

Tout d’abord, le client a utilisé 360Eyes pour inventorier ses documents WEBI et leur degré d’utilisation pour mieux appréhender leur environnement.

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Image : Rapport 60 – 360Eyes — Utilisation des documents

ÉTAPE 2 : MARQUER LES DOCUMENTS

Ensuite, le client a utilisé 360Eyes pour marquer tous les documents Webi pour lesquels la dernière date d’action indiquait “NO ACTION” (aucune action).

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Image : 360Eyes – Marquage (liste partielle)

ÉTAPE 3 : SAUVEGARDER L’ENVIRONNEMENT

Avant de supprimer le moindre contenu, le client a mis en oeuvre 360Plus pour effectuer une sauvegarde de l’environnement. Ils avaient conscience qu’une sauvegarde incrémentale 360Plus leur donnerait la possibilité de restaurer n’importe quel objet, quelle que soit la version à tout moment en cas de problème. Cela s’est avéré utile lorsqu’une restauration temporaire de compte utilisateur (ancien employé) a été nécessaire à la récupération d’un rapport Webi depuis sa boîte de réception personnelle.

ÉTAPE 4 : SUPPRIMER LES DOCUMENTS

Confiant dans la réversibilité de l’ensemble des actions effectuées, le client a ensuite utilisé 360View pour obtenir la liste des documents Webi marqués à l’aide de 360Eyes pour les supprimer en masse. Au total, plus de 15 000 Webi ont été supprimés, réduisant de fait de 63% le nombre de documents du département financier et la volumétrie totale de 76%

Swapnil Hoderkar

Administrateur Senior Business Objects, Entreprise d’energie Fortune500

“Dans la 1e phase de notre projet, nous avons sauvegardés puis supprimés plus ou moins 15000 rapports Web Intelligence depuis les dossiers et boites de réception utilisateurs. Ceci n’aurait pas été possible sans les solutions 360Suite et leur support.”

ÉTAPE 5 : IDENTIFIER LES RUPTURES DE CONNEXIONS

Le client a ensuite décidé d’identifier et réparer les connexions rompues entre les rapports restants et leurs univers parents. Ils a utilisé 360Eyes pour identifier les rapports comportant des connexions rompues, dans l’optique de générer un rapport personnalisé affichant l’ensemble des documents Webi avec des liens faibles ou sans aucune liaison avec les univers existants. (A noter : la valeur de 1 pour le champ “Dataprovider is Weak Link” indique que le document Webi est lié à un univers uniquement par nom, et non par CUID.)

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Image : Rapport personnalisé 360Eyes

ÉTAPE 6 : CONSOLIDATION ET RÉPARATION DES LIENS

Pour recréer les liens et consolider les existants, le client a exporté une liste des documents Webi au format Excel et a renseigné les ID des univers des fournisseurs de données manquants. Après enregistrement des modifications dans le fichier Excel, ce dernier a été ré-importé dans 360View, réparant en conséquence des milliers de connexions faibles ou rompues, en un seul clic.

export-list-webi

360Suite a apporté à ce fournisseur d’énergie du Fortune 500 des gains de temps et d’argent considérables. Les solutions 360Suite ne se contentent pas de faciliter les projets de rationalisation de documents d’envergure entrepris par de petites équipes BI. Ces solutions préparent le terrain et réduisent les problèmes potentiels liés à la mise à jour vers SAP BusinessObjects BI 4.2. L’automatisation des processus n’est qu’une des nombreuses manières pour 360Suite d’aligner les objectifs de l’IT et des utilisateurs métier, offrant ainsi une expérience utilisateur finale optimale au moindre coût. Les solutions telles que 360Eyes, 360View, et 360Plus permettent à nos clients dans le monde entier d’optimiser leurs investissements SAP BusinessObjects.

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