Automatisez Votre Archivage SAP BusinessObjects

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Identifiez. Sauvegardez. Archivez. La Recette Pour Maintenir Votre Environnement En Bonne Santé

Flag-Backup-Archive-SAP-BOBJ

Avez vous des vêtements dans votre armoire que vous n’avez pas portés depuis plus d’un an, mais que vous gardez juste au cas où? Vous continuez d’acheter de nouveaux habits sans trier les anciens, au point de ne plus savoir fermer votre garde-robe ? Il est probable qu’il en soit de même pour votre plateforme SAP BusinessObjects — vous avez du contenu qui n’a pas été utilisé depuis un certain temps mais il reste là. Le problème avec le contenu obsolète, c’est qu’il prend de plus en plus de place sur votre plateforme, ce qui prolonge la durée des migrations, augmente les risques de régression et les temps de sauvegarde. Tout comme il est important de faire le tri de temps de temps, notamment avant un déménagement, il est tout aussi bénéfique de nettoyer vos plateformes. Ici, je vais vous expliquer comment nettoyer et archiver vos contenus SAP BusinessObjects.

 

Qu’est-ce que l’archivage dans SAP BusinessObjects ?

L’archivage dans SAP BusinessObjects est un processus très manuel, il n’y a aucun doute à ce sujet. Pour choisir le contenu que vous souhaitez archiver, vous pouvez soit demander à vos utilisateurs de lister les rapports qu’ils n’utilisent plus (9 fois sur 10, ils diront qu’ils les utilisent tous), soit utiliser l’univers d’audit dans SAP BusinessObjects. Cependant, il est très difficile à exploiter car la structure de l’univers n’est pas simple et ne montrera pas les documents inutilisés, seuls les documents utilisés apparaissent. Cette liste devra ensuite être validée par les gestionnaires. A partir de là, vous devrez créer un fichier BIAR pour stocker tous les documents que vous souhaitez archiver. Vous pouvez ensuite soit déplacer ce fichier dans un dossier d’archivage, soit les supprimer complètement. Vous savez surement qu’il n’est pas possible de supprimer en masse des documents, donc vous devrez supprimer manuellement chaque ressource, une par une. 

 

La méthode 360Suite

Avec 360Suite, l’archivage et le nettoyage de votre plateforme SAP BusinessObjects devient très facile. 360Suite propose quatre étapes : identifier, sauvegarder, archiver et automatiser. 

1. Identifier / Marquer

Disons que vous voulez trouver un contenu qui n’a pas été utilisé au cours de l’année écoulée. 360Eyes rassemble tous les contenus en fonction de paramètres spécifiques. Tout d’abord, nommez votre flag, par exemple #TOARCHIVE, puis choisissez la période en mois (par exemple 3, 6,13 mois, etc.). Les types de contenu qui peuvent être marqués sont WebI, Crystal, Deski, Explorer WorkSpace, Xcelius, QAAWS, Analysis OLAP, et Design Studio, Agnostic, Hyperlink, Lumira, et Shared Element. Une fois lancé, le job 360Eyes scanne vos contenus et ajoute le flag indiqué dans le champ de description de tout objet correspondant à la recherche (ici objet non utilisé).

Ci-dessous un document marqué #TOARCHIVE :

Object Description To Archive

2. Sauvegarder

Ne serait-ce pas formidable si nous pouvions restaurer quelque chose qui a été supprimé en 2 clics ? Eh bien, 360Plus peut le faire ! Une fois que vous avez marqué le contenu que vous voulez archiver, il est important de le sauvegarder au cas où quelque chose serait supprimé par erreur. Si, au bout de six mois, un utilisateur ne trouve pas le rapport dont il a besoin, vous pourrez le restaurer en quelques secondes.

 

3. Archiver

Vous avez identifié/ marqué votre contenu inutilisé et vous avez mis en place une sauvegarde. Il est maintenant temps d’archiver automatiquement ce contenu inutilisé avec 360View soit dans un autre dossier du même CMS, soit dans un dossier spécifique d’un autre CMS.  Notre solution centralisera tous les fichiers à archiver dans un document Excel. 360View vous permet de cacher les rapports à tous les utilisateurs afin que seuls les administrateurs puissent y accéder (les éléments existeront toujours sur la plateforme en occupant de l’espace disque et les performances ne changeront pas), ou vous pouvez supprimer définitivement ces rapports en utilisant la fonction de suppression des objets sources. 

 

4. Automatiser

L’avantage des solutions 360Suite c’est que ce processus peut être planifié de manière à ce que vous n’ayez plus à vous soucier de la propreté de votre environnement. Vous pouvez le paramétrer de manière à ce que les contenus qui n’ont pas été utilisés pendant un certain temps soient automatiquement archivés. What else ?

 

Comment les clients de 360Suite effectuent-ils l’archivage SAP BusinessObjects ?

Retour des utilisateurs d’abord, archivage en deuxième

Parfois, le contenu ne peut pas être supprimé aussi simplement sans obtenir l’aval des utilisateurs, et c’est exactement comme cela qu’un de nos clients a abordé le nettoyage de sa plateforme SAP BusinessObjects. Ils ont décidé de procéder à un archivage annuel avec deux processus différents, l’un pour les documents publics et l’autre pour les documents personnels. Pour les documents publics, les utilisateurs doivent autoriser la suppression et pour les documents personnels, les utilisateurs doivent informer l’administrateur des documents inutilisés qu’ils souhaitent conserver. 

Voici une brève explication de la procédure du client :

Documents Publics

  1. Nous générons des documents Excel listant tous les documents qui n’ont pas été utilisés au cours de l’année écoulée. Nous générons un fichier par projet, en utilisant les rapports 360Eyes. Chaque fichier Excel généré est déposé sur leur Google Drive et partagé avec les responsables du projet. Les fichiers Excel contiennent des liens OpenDoc afin que les chefs de projets puissent accéder rapidement aux documents et vérifier s’ils sont nécessaires ou non.
  2. Les responsables de projet signalent les documents par un OUI s’ils peuvent être supprimés. Plusieurs personnes peuvent travailler sur le fichier (Google Drive gère bien cela).
  3. Lorsque tous les responsables de projet ont marqué leur contenu, ils produisent des fichiers csv fusionnés avec les CUID qui ont été marqués, en utilisant les rapports de 360Eyes. C’est ce contenu qui est supprimé.
  4. Des sauvegardes 360Plus sont effectuées quotidiennement, ce qui leur permet d’avoir des sauvegardes en place. Si un élément supprimé doit être restauré, ils peuvent toujours le récupérer grâce à 360Plus.
  5. La dernière étape consiste à supprimer en masse tous les contenus marqués grâce à 360View. 

 

Documents Personnels

  1. Nous générons des documents Excel listant tous les documents qui n’ont pas été utilisés au cours de l’année écoulée.
  2. Les utilisateurs sont invités à ouvrir le document dont ils ont besoin via OpenDoc et à appuyer une fois sur le bouton Enregistrer s’ils en ont encore besoin. Cela permet de mettre à jour la date de modification du document.
  3. Après une certaine date, ils relancent le même rapport avec 360Eyes afin de voir si les documents ont été mis à jour depuis l’envoi du courriel.
  4. Tout le contenu qui n’a pas été mis à jour sera supprimé.

Ce processus était essentiel pour assurer le succès de leur plateforme SAP BusinessObjects et éviter que les performances ne soient compromises par un contenu inutilisé occupant un espace précieux. L’implication des utilisateurs a également permis de réduire le risque que du contenu soit supprimé alors qu’il n’aurait pas dû l’être. 

 

Nettoyez Votre Plateforme SAP BusinessObjects En Toute Facilité 

L’archivage et le nettoyage de votre plateforme SAP BusinessObjects n’est désormais plus un challenge. Avec les solutions de 360Suite, vous pouvez planifier l’archivage dans Business Objects afin de vous permettre de consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le nettoyage de votre plateforme améliorera vos performances, augmentera votre espace disque, et réduira les régressions lors des mises à jour ou migrations futures. Besoin de faire le tri dans votre plateforme ? Contactez-nous sans plus tarder.  

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